Una serie di cose da fare

Di Mario Canton

L'elenco delle attività da svolgere è uno dei più semplici sistemi di gestione delle operazioni in uso oggi. Eppure continua a frustrare milioni di persone. Potresti essere uno di loro. Questa guida operativa descrive come gestire le attività e creare liste di attività che aiutino a fare le cose importanti. Questa singola abilità farà svanire gran parte dello stress e della frustrazione.

• Lingua: Italiano
• Editore: Mario Canton
• Data di uscita: 11 set 2019
• ISBN: 9788834183960

Anteprima del libro

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Una serie di cosa da fare

Una guida per creare senza stress

liste di cose da fare che funzionano!

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Una serie di cosa da fare

Una guida per creare senza stress

liste di cose da fare che funzionano!

di Mario Canton

mariocanton.com

2019

1ª edizione digitale

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Indice

Prefazione

Cosa dovrebbe fare la vostra «lista di cose da fare»?

Il paradosso della produttività: come gli elenchi di attività ostacolano il successo

Parte I

Perché non state finendo la vostra lista di cose da fare

Motivo n. 1 Fraintendere l'obiettivo delle liste di attività

Motivo n. 2 Trascurare di assegnare scadenze

Motivo n. 3 Le vostre liste sono troppo lunghe

Motivo n. 4 Le vostre liste hanno troppa variabilità

Motivo n. 5 Si danno troppe opzioni

Motivo n. 6 Si trascura di aggiungere contesto per ogni attività

Motivo n. 7 Le attività sono definite troppo in generale

Motivo n. 8 Le vostre attività non sono associate a obiettivi specifici

Valutare la padronanza della propria lista di attività: un procedimento di auto-valutazione

Come le emozioni negative compromettono la vostra produttività

Parte II

I 10 sistemi di liste di attività più popolari

n. 1 La lista massiccia «tutto dentro»

n. 2 Elenco «attività + data di inizio + data di scadenza»

n. 3 Elenco attività accoppiate: elenco operazioni master + elenco attività giornaliere

n. 4 La strategia «3+2»

n. 5 La regola «1-3-5»

n. 6 Il sistema basato su progetto

n. 7 L'approccio «3-MIT»

n. 8 Il metodo Kanban

n. 9 Il sistema Matrix

n. 10 Guadagnare cose fatte (GTD)

Guadagnare cose fatte: è efficace?

Parte III

Come creare la lista perfetta di cose da fare

Passaggio 1 Separate le attività correnti dalle attività future

Passaggio 2 Definite le attività in base ai risultati desiderati

Passaggio 3 Interrompete i progetti fino alle singole attività

Passaggio 4 Assegnate una scadenza a ogni attività

Passaggio 5 Limitate il numero di attività correnti a sette

Passaggio 6 Organizzate le attività per progetto, tipo o posizione

Passaggio 7 Sfrondate la vostra lista di attività inutili

Passaggio 8 Stimate la quantità di tempo di cui ogni attività avrà bisogno per essere completata

Passaggio 9 Indicate ogni attività con un verbo attivo

Passaggio 10 Notate quali attività richiedono input da altri

Parte IV

Come mantenere efficiente un sistema di liste di cose da fare

Suggerimento n. 1 Tenere un elenco «tiny task» di attività raggruppate

Suggerimento n. 2 Rimanere attenti o sentirsi sopraffatti

Suggerimento n. 3 Definite le vostre liste di attività per contesto

Suggerimento n. 4 Effettuare recensioni settimanali

Suggerimento n. 5 Aggiornate la vostra lista di obiettivi

Suggerimento n. 6 Evitate di impantanarvi nella metodologia

Suggerimento n. 7 Costruire e seguire un sistema che funziona per voi

Suggerimento n. 8 Essere coerenti

Cosa fare se si deraglia

Parte V

Offline contro online: dove creare le vostre liste di attività?

L'astuccio con carta e penna

Il digitale per mantenere online le vostre liste di attività

Come incorporare il vostro calendario nelle vostre liste di attività

Che cosa è una «lista di cose fatte» (e si dovrebbe tenerne una)?

Come creare una «lista di cose fatte»

Pensieri finali sulla creazione di liste di attività efficaci

Un piccolo favore

Altri libri di Mario Canton

Informazioni sull'autore

Copyright

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Prefazione

L'elenco delle attività da svolgere è uno dei più semplici sistemi in uso oggi per la gestione delle operazioni. Eppure continua a frustrare milioni di persone. Potresti essere uno di loro.

Per prima cosa, non è colpa tua. Poche persone ricevono una formazione teorica su come creare delle efficaci liste di attività. Raramente il metodo viene insegnato a scuola. E nel momento in cui la maggior parte di noi entra nel mondo del lavoro, ha già adottato un approccio scadente e inefficace per arrivare a fare le cose.

In secondo luogo, senza una corretta formazione, è probabile che si utilizzi un metodo di gestione delle attività che sta minando la capacità di completare le attività. Viene definito il «paradosso della produttività», che discuteremo in dettaglio più avanti.

I risultati sono catastrofici.

Senza una strategia adeguata per gestire le attività, i nostri giorni diventano una spirale fuori controllo. I nostri livelli di stress si impennano per gli elementi ad alta priorità che indugiano oltre le loro scadenze. Nel frattempo, continua ad arrivare un flusso costante di nuovi compiti che richiede la nostra attenzione. Iniziamo a sentirci sopraffatti mentre la nostra lista di cose da fare cresce oltre il punto in cui possiamo ragionevolmente aspettarci di fare tutto.

Questa è la vita per milioni di persone.

È il motivo per cui ho scritto questa guida operativa, una serie di cose da fare: una guida al controllo dello stress nel creare liste di attività (cose da fare) che funzionino! Verrà descritto come gestire le attività e creare liste di attività che aiutino a fare le cose importanti. Questa singola abilità farà svanire gran parte dello stress che stiamo provando.

«Una serie di cose da fare» è un breve saggio progettato per aiutarci a intervenire il più rapidamente possibile. È importante. Se lo state leggendo è perché vi sentite sommersi, sepolti sotto una montagna di compiti, progetti e responsabilità. Il sistema che abbiamo intenzione di delineare mostrerà come riprendere il controllo della giornata lavorativa e stare lontano dalla spirale depressiva.

Questa guida operativa non è destinata a essere letta e accantonata. È pensata per essere letta e applicata. La buona notizia è che il materiale è stato scritto e organizzato in un modo tale da renderlo facile da leggere rapidamente. Potete anche scegliere di leggere solo le sezioni che ritenete importanti per voi.

L'applicazione del materiale spetta a voi.

Il titolo di questo libro, una serie di cose da fare, non dovrebbe essere inteso nel significato che un unico, perfetto approccio di gestione delle attività funzionerà per tutti. Al contrario, l'obiettivo è quello di identificare l'approccio che meglio si integra al processo di lavoro personale.

Perciò, descriveremo diversi sistemi di liste di cose da fare in uso oggi. Ognuno ha caratteristiche utili e difetti degni di nota. Dopo aver discusso questi sistemi, mostreremo come creare liste efficaci, passando attraverso ogni singolo processo, passo dopo passo.

Verso la fine di questa guida operativa parleremo di come mantenere ben funzionante il sistema in modo che continui a lavorare senza problemi giorno dopo giorno. Vi incoraggio ad adottare le tattiche che funzionano nel vostro caso specifico e abbandonare il resto.

Voi siete i capitani delle vostre navi. Qui si forniscono mappe e facciamo raccomandazioni attuabili. Con questo abbiamo tracciato la rotta.

Un'ultima nota. Non è il caso di essere intimiditi dall'indice degli argomenti di questo libro. Il materiale di questo libro è stato organizzato in modo da poter trovare facilmente le sezioni che avranno il massimo impatto sulla propria vita. Non bisogna leggerle tutte se non lo si vuole. Basta leggere quelle che interessano ora e magari accantonare le altre per dopo.

Detto questo, se ci si sente completamente sopraffatti, il consiglio è di leggere questa guida operativa dall'inizio alla fine. Si imparerà perché il proprio approccio attuale alla gestione delle attività sta fallendo. Si scoprirà anche quali sono i cambiamenti da fare per soddisfare le proprie scadenze, abbassare lo stress e trovare più soddisfazione nella propria esperienza quotidiana.

Quando sarà finita la lettura del libro, si saprà come creare elenchi di attività che non si limitano a visualizzare gli elementi di azione. In realtà vi aiuteranno a «fare» le cose. Più precisamente, vi aiuteranno ad arrivare a completare le cose importanti. Questo potrebbe significare la differenza tra agitarsi in difficoltà da stress cronico e di sensi di colpa e godersi una settimana lavorativa rilassata e senza pressione.

State per imparare un sistema che rivoluzionerà come avvicinarsi al vostro lavoro, sia in ufficio che a casa.

Pronti per iniziare? Se è così, partiamo.

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Cosa dovrebbe fare la vostra

«lista di cose da fare»?

Ecco cosa produrrà per voi una corretta strategia nella realizzazione di una lista di cose da fare.

In primo luogo, vi darà il controllo sulla vostra giornata lavorativa.