Mailroom digitale: Sbloccare l’efficienza attraverso la visione artificiale

Di Fouad Sabry

Cos'è la mailroom digitale

La mailroom digitale è l'automazione dei processi di posta in arrivo. Utilizzando le tecnologie di scansione e acquisizione dei documenti, le aziende possono digitalizzare la posta in arrivo e automatizzare la classificazione e la distribuzione della posta all'interno dell'organizzazione. Sia la posta cartacea che quella elettronica (e-mail) possono essere gestite attraverso lo stesso processo consentendo alle aziende di standardizzare le procedure interne di distribuzione della posta e aderire alle politiche di conformità aziendale.

Come trarrai vantaggio

(I) Approfondimenti e convalide sui seguenti argomenti:

Capitolo 1: Mailroom digitale

Capitolo 2: Scambio elettronico di dati

Capitolo 3: Riconoscimento ottico dei caratteri

Capitolo 4: Sistema di gestione dei documenti

Capitolo 5: Scanner di immagini

Capitolo 6: Gestione dei contenuti aziendali

Capitolo 7: Stampa dei dati variabili

Capitolo 8: Sistema di archiviazione elettronica

Capitolo 9: Elaborazione delle fatture

Capitolo 10: Elaborazione dei moduli

(II) Rispondere alle principali domande del pubblico sulla mailroom digitale.

(III) Esempi reali di utilizzo della mailroom digitale in molti campi.

Chi è questo libro per

Professionisti, studenti universitari e laureati, appassionati, hobbisti e coloro che desiderano andare oltre le conoscenze o le informazioni di base per qualsiasi tipo di mailroom digitale.

 

 

• Lingua: Italiano
• Editore: Un Miliardo Di Ben Informato [Italian]
• Data di uscita: 5 mag 2024

Anteprima del libro

Capitolo 1: Mailroom digitale

La mailroom digitale è l'automazione delle procedure che coinvolgono la posta in arrivo. Utilizzando la tecnologia di scansione e acquisizione dei documenti, le aziende possono digitalizzare la posta in arrivo e automatizzarne la classificazione e la distribuzione in tutta l'organizzazione. La stessa tecnica può essere utilizzata per gestire sia la posta cartacea che quella elettronica (email), consentendo alle aziende di standardizzare le procedure interne di distribuzione della posta e di conformarsi agli standard di conformità aziendali.

Molte aziende continuano a presumere di essere tenute per legge a conservare determinati documenti, come i registri contabili e i contratti, su carta per un determinato periodo di tempo. Secondo un recente sondaggio AIIM, l'accettabilità legale dei documenti scansionati è ancora una preoccupazione per più di un quarto delle organizzazioni. In realtà, tuttavia, questi criteri si applicano solo a una piccola parte dei documenti. La maggior parte dei documenti digitalizzati sono ora accettabili in tribunale. Il nuovo British Standard BS 10008, Peso probatorio e ammissibilità legale del materiale elettronico, affronta questo argomento in modo approfondito. La mentalità di evitare il rischio a tutti i costi porta le aziende a stampare e archiviare decine di migliaia di documenti ogni giorno.

I volumi di posta continuano ad aumentare enormemente, a causa dell'espansione dell'attività e della proliferazione della forza lavoro mobile. Le medie imprese, ad esempio, elaborano 100.000 pezzi di posta al mese e supportano oltre 200 reparti. Inoltre, la mailroom aziendale, componente cruciale del sistema informativo aziendale, fatica a tenere il passo con il traffico cartaceo. Nel frattempo, le organizzazioni moderne vogliono dati rapidi e precisi; Le aziende statunitensi spendono oltre 500 miliardi di dollari all'anno per trasformare le informazioni sui documenti che ricevono quotidianamente in dati utili per il business.

Le grandi organizzazioni sono state costrette dall'esigenza di conformità e responsabilità aziendale a investire in modo sostanziale nel backup delle informazioni, nei sistemi di archiviazione e nelle soluzioni di conformità. Alcune mailroom aziendali hanno beneficiato dell'introduzione di sistemi di automazione ad alta velocità destinati a spostare la posta fisica attraverso il sistema in modo più efficace. Tuttavia, gli ostacoli sono formidabili, dato che la maggior parte degli uffici postali utilizza procedure di identificazione ottica e di smistamento manuale di un articolo alla volta.

Digitalizzando il processo di posta in arrivo e indicizzando i documenti al volo, le aziende possono non solo ottenere il controllo interno sui loro processi di posta (niente più perdite di efficienza, lacune nel controllo dei documenti o perdita di posta preziosa), ma anche combinare i formati di posta elettronica (e-mail, fax) all'interno dello stesso flusso di elaborazione dei documenti. Una mailroom digitale strutturata come piattaforma informativa centrale consente all'azienda di razionalizzare l'elaborazione della posta e di ottenere notevoli miglioramenti in termini di efficienza e servizio clienti.

La misura in cui il ciclo decisionale viene abbreviato convertendo tutta la posta cartacea in arrivo in foto non appena viene ricevuta è un vantaggio significativo. I dipendenti possono accedere istantaneamente alle fotografie, indipendentemente dal luogo in cui i documenti sono stati ottenuti fisicamente. A seconda del grado di urgenza, i file possono essere gestiti molto rapidamente. Le mailroom digitali assistono la trasmissione di informazioni aziendali e il coordinamento di più persone intorno allo stesso documento. Il processo decisionale diventa più rapido e preciso.

Le numerose tecnologie alla base delle mailroom digitali aiutano le aziende a semplificare i loro processi, ad esempio riducendo i costi associati al reinvio di documenti da una sede all'altra.

Oltre ai costi del personale relativi alla distribuzione delle lettere, sono inclusi anche i costi associati al reinvio, alla perdita o al deterioramento dei documenti. L'adozione di una mailroom digitale ha un impatto diretto su tutti questi costi e diventa un elemento cruciale per la competitività dell'azienda. Associata all'effettiva conservazione dei documenti è una seconda fonte di spese relative alla carta. Incoraggiare il personale a fare a meno della carta ridurrà rapidamente le spese di stampa eccessiva e la duplicazione della carta. L'obiettivo non è quello di eliminare la carta dal posto di lavoro, ma piuttosto di stabilire una nuova organizzazione sicura che renda superflua la carta.

Le normative di conformità hanno reso il monitoraggio della posta in entrata una necessità per la stragrande maggioranza delle aziende, rendendo la conformità un fattore significativo. Prima un documento viene convertito in un file immagine, più accuratamente può essere monitorato durante tutto il suo ciclo di vita. Inoltre, un documento scansionato viene messo a disposizione di tutti gli utenti autorizzati (come file PDF, TIFF o JPEG). Il file creato contiene più di semplici foto; Fa riferimento a uno o più documenti nel database di archiviazione e registra tutte le attività intraprese dagli amministratori del file. La sicurezza del processo garantisce la validità e l'integrità del documento, in conformità con la politica di gestione dei record dell'azienda.

La gestione elettronica della posta in arrivo facilita l'elaborazione dei documenti nelle aziende orientate ai servizi e nelle agenzie governative. Migliora il livello di servizio fornito ai clienti consentendo al personale di accedere istantaneamente ai file dei clienti e rispondere immediatamente alle richieste. La stragrande maggioranza delle aziende considera di fondamentale importanza il miglioramento del servizio clienti.

La combinazione della digitalizzazione della posta in arrivo con i sistemi di gestione dei contenuti consente l'instradamento della posta al personale giusto, indipendentemente dalla loro posizione fisica. La crescente diffusione del lavoro a distanza ha ridotto i requisiti di spazio complessivi della mailroom. Numerose aziende ora scelgono il software di mailroom per automatizzare tutti i processi di posta in entrata e in uscita.

L'atto di scansionare i documenti cartacei in modo che possano essere salvati e recuperati nel loro formato immagine originale è acquisizione del documento. È la tecnologia di imaging più utilizzata dalle aziende oggi. Grazie ai progressi del software, è ora possibile raccogliere contemporaneamente documenti cartacei e importare file elettronici per l'elaborazione sulla stessa piattaforma di produzione. Sia le lettere cartacee che quelle digitali possono ora essere archiviate nella stessa posizione. La possibilità di scansionare documenti da postazioni remote e di recuperarli tramite un'interfaccia web è un ulteriore sviluppo significativo. Questa operazione è nota come acquisizione distribuita e offre numerosi vantaggi in termini di costi alle aziende con varie filiali o dipendenti remoti.

Inizialmente, la tecnologia di elaborazione dei moduli poteva estrarre e controllare le informazioni solo da documenti strutturati, come i moduli amministrativi. Intelligent Document Capture è il termine tecnico che indica la capacità di estrarre automaticamente tutti i dati da documenti semistrutturati (come le fatture) come risultato dei progressi nella tecnologia OCR (IDC). Non è ancora possibile scoprire ed estrarre tutte le informazioni da documenti completamente non strutturati, come contratti legali, corrispondenza con i clienti e white mail. Tuttavia, le tecnologie sono progredite al punto da poter riconoscere il tipo di documento ed estrarre automaticamente informazioni critiche che possono essere utilizzate per indicizzare il documento e/o indirizzarlo al reparto o al destinatario appropriato.

Utilizzando un metodo grafico, il software può valutare e classificare lotti misti di testi strutturati o semi-strutturati per creare una libreria di modelli. Utilizzando questa libreria di modelli generata automaticamente, il software è in grado di riconoscere ed estrarre i dati da qualsiasi carta scansionata in un'unica operazione. Questo metodo di categorizzazione basato su immagini, insieme a un'analisi full-text di documenti specifici (basata su una ricerca per parole chiave), sono le principali tecnologie utilizzate al giorno d'oggi per elaborare testi semi- o non strutturati. Gli innovativi metodi di classificazione automatica eliminano la necessità di pre-ordinare i documenti prima della scansione. Di conseguenza, le aziende che ricevono grandi quantità di posta cartacea potrebbero realizzare significativi risparmi sui costi annuali.

Le app per il flusso di lavoro facilitano la circolazione interna di documenti e dati elettronici. A causa della globalizzazione delle aziende, potrebbero dover gestire operazioni estremamente complicate che coinvolgono diverse sedi. La crescente importanza della sicurezza è un altro ostacolo cruciale. Al fine di evitare cambiamenti organizzativi durante l'implementazione di questi strumenti, uno dei progressi più significativi nelle tecnologie del flusso di lavoro è la standardizzazione delle