Da grande farò ...l'event manager

Di Fabrizio Mezzo

Questo è un manuale di autoformazione per nuovi curiosi del mondo magico degli eventi. Non ha la pretesa di essere un libro di testo accademico ma solo un breve riassunto di suggerimenti e basi frutto di un day by day sul campo. Su un palco. A cavallo di un’americana. Dietro le quinte di un road show. Un manuale tecnico che è quasi un romanzo che racconta la vita dell’event manager.

La sua lettura vuole essere un’introduzione ma vuole anche essere una sfida. Provare a far fare qualcosa di concreto per chi non ha mai fatto eventi e si avvicina al tema, per chi deve creare una cena perfetta con gli amici o per stupire il proprio capo così come per dare nuovi spunti a chi invece è già parte del mercato.

Questo non significa che un centinaio di pagine bastino a trasformare un lettore o una lettrice in un event manager fatto e finito in grado di gestire eventi con decine o centinaia o migliaia di persone. Tuttavia mi auguro serva da sprone. Una ideale linea di partenza di una professione unica. O un piccolo diario di consigli per i propri piccoli eventi: dall’invito per una cerimonia famigliare a un aperitivo particolare con gli amici o una riunione aziendale in cui presentare un progetto.

Perché la vita di un event manager, ma poi anche di tutti, è una gara ricca di soddisfazioni. Di sfide magari non tutte vinte. Ma sicuramente di giornate mai banali e mai uguali. Comunque da raccontare con allegria e con il sorriso sulle labbra. Perché pur svolgendo una professione impegnativa, importante, sfidante, creativa, time consuming, iperattiva, sempre in cambiamento …non salviamo vite umane e non lottiamo contro un asteroide in grado di distruggere la terra. Ma soprattutto perché, come mi piace dire sempre a chi mi chiede cosa fa un’event manager, “fare questo mestiere...è sempre meglio che lavorare!”

• Lingua: Italiano
• Editore: Fabrizio Mezzo
• Data di uscita: 14 feb 2019
• ISBN: 9788832513684

Anteprima del libro

Ringraziamenti

NOTA DELL’AUTORE

Questo è un manuale di autoformazione per nuovi curiosi del mondo magico degli eventi. Non ha la pretesa di essere un libro di testo accademico ma solo un breve riassunto di suggerimenti e basi frutto di un day by day sul campo. Su un palco. A cavallo di un’americana. Dietro le quinte di un road show. Un manuale tecnico che è quasi un romanzo che racconta la vita dell’event manager.

La sua lettura vuole essere un’introduzione ma vuole anche essere una sfida. Provare a far fare qualcosa di concreto per chi non ha mai fatto eventi e si avvicina al tema, per chi deve creare una cena perfetta con gli amici o per stupire il proprio capo così come per dare nuovi spunti a chi invece è già parte del mercato.

Questo non significa che un centinaio di pagine bastino a trasformare un lettore o una lettrice in un event manager fatto e finito in grado di gestire eventi con decine o centinaia o migliaia di persone.

Tuttavia mi auguro serva da sprone.

Una ideale linea di partenza di una professione unica.

O un piccolo diario di consigli per i propri piccoli eventi: dall’invito per una cerimonia famigliare a un aperitivo particolare con gli amici o una riunione aziendale in cui presentare un progetto.

Perché la vita di un event manager, ma poi anche di tutti, è una gara ricca di soddisfazioni. Di sfide magari non tutte vinte. Ma sicuramente di giornate mai banali e mai uguali. Comunque da raccontare con allegria e con il sorriso sulle labbra.

Perché pur svolgendo una professione impegnativa, importante, sfidante, creativa, time consuming, iperattiva, sempre in cambiamento …non salviamo vite umane e non lottiamo contro un asteroide in grado di distruggere la terra. Ma soprattutto perché, come mi piace dire sempre a chi mi chiede cosa fa un’event manager, fare questo mestiere...è sempre meglio che lavorare!

L’evento, esempi storici.

Se qualcuno ti chiedesse di indicare il primo evento di successo della storia, a cosa penseresti? Probabilmente incominceresti a chiederti cosa significa per te la parola evento. E subito dopo, sempre probabilmente, ti chiederesti quali sono le caratteristiche che rendono di successo un evento. E poiché un’idea tira l’altra, come le caramelle, ancor più probabilmente cominceresti ad analizzare gli ultimi eventi a cui hai preso parte, le persone che erano con te, i loro commenti. E inevitabilmente, troveresti di successo un evento che si avvicina ai tuoi gusti, ai tuoi interessi.

Allora, prima di cominciare a leggere questo manuale alla realizzazione di eventi di successo prova a farti la domanda chiave: Cos’è un evento di successo, PER TE?

Al termine di questo libro, avrai imparato a costruire un evento di successo, distinguendo i vari obiettivi che un evento deve avere, indipendentemente dai tuoi gusti e dalle tue idee. Dopo la lettura di queste pagine e attraverso alcuni esempi pratici, arriveremo a costruire insieme un evento in grado di stupire il tuo pubblico, far parlare di sé e raggiungere alti livelli di visibilità e ricordo che si tradurranno in maggiori guadagni per la tua azienda o la tua attività in termini di notorietà e vendite.

Stai ancora cercando una risposta a cosa sia un evento di successo? Bene ora te lo racconterò. Ma prima, partiamo da tempi lontani.

Era il 776 a.c.

In Grecia era tempo di dei e semidei, sacrifici umani, rupi tarpee et similia. Narra la tradizione che un certo Pelope, figlio di Tantalo, sacrificato dagli dei e poi resuscitato da Zeus, organizzi dei giochi per ringraziare il Dio. In realtà più che i giochi, organizza il gioco, perché la prima Olimpiade si compone di una sola specialità: la corsa.

Anche perché ai tempi l’organizzazione non disponeva di molte risorse (elemento importantissimo di cui parleremo alla voce budget), non aveva uno staff (altro punto cardine nell’organizzazione di un evento di successo) e non brillava di molta fantasia. E questo introduce due fattori fondamentali per decretare il successo di un evento: l’innovazione e l’interesse.

E le prime Olimpiadi rispettano questi fattori.

Ovvero: a Olimpia per celebrare questo gioco, vengono invitati i migliori atleti di tutto il Peloponneso (che ha preso nome proprio da Pelope) e i popoli della Grecia vogliono esserci per vedere …chi corre più veloce!

La gara viene vinta da un certo Coroibo, che batte tutti sulla distanza delle 600 orme di Ercole …circa 200 metri. Non parrebbe una grande innovazione; non ci sono effetti speciali, premiazioni spettacolari, solo una corona di alloro. Ma la manifestazione piace. Se ne parla, cominciano a cantarne storiografi e poeti (che all’epoca sostituivano i nostri giornalisti o i cantautori).

E alle edizioni successive vengono invitati a partecipare anche i re, i principi e la manifestazione diventa un fenomeno politico, oltreché sportivo. I giochi si arricchiscono di nuove specialità, ci sono momenti per incontri e proposte di alleanze, feste, celebrazioni dei vincitori in modo sempre più sontuoso per la fortuna dei primi organizzatori di eventi che non avevano nulla da invidiare a quelli odierni visto che si utilizzano artifici scenici, fuochi e coreografie spettacolari, palchi mobili azionati a mano da argani e schiavi.

Le Olimpiadi diventano un momento di riferimento così grande che, nel periodo designato, veniva indetta la sacra tregua, ovvero anche le guerre facevano spazio ai giochi, a testimonianza del loro valore che ormai trascendeva, come diremmo oggi, target, obiettivi e contenuti.

E infatti l’evento di successo racchiude proprio in sé questi elementi fondamentali; sono i primi punti da segnare sulla tua track list ideale per organizzare un evento di successo:

• la capacità di essere al di sopra dei momenti storici (totali o locali);

• la capacità di stupire;

• la volontà di partecipare (anzi meglio, la necessità di essere presenti a meno di voler brillare proprio per la propria assenza motivata);

• la possibilità di dare vita a un genere o quantomeno ad un filone di eventi simili;

• la genialità di innovare nella tradizione, creando sempre qualcosa che pur se già magari presente nel vissuto o nell’immaginario collettivo dei partecipanti, possa essere ricordato, tracciare un solco, interessare così tanto gli invitati o il pubblico da rappresentare un’attrattiva irrinunciabile.

Ma soprattutto, la capacità o la possibilità di diventare un fenomeno di costume, una moda, un momento irrinunciabile per il quale si possono fare anche piccoli sacrifici pur di essere presenti.

E qui introduciamo un altro elemento chiave: un evento, per essere di successo, deve essere comunicato, deve avere appeal, deve diventare un must go o must be. Si, perché UN EVENTO NON COMUNICATO, NON È UN EVENTO. NON HA FUNZIONE, SIGNIFICATO. Finisce per chiudersi in se stesso e, alla fin fine, è inutile se non per un effimero momento autocelebrativo.

A pensarci bene, il segreto di un evento di successo, è già scritto nel nome stesso dell’argomento: evento. La genesi filologica, ci porta a vedere che la parola evento e non lo dobbiamo dimenticare quando ne vogliamo costruire uno, deriva dal verbo latino ex-venire che significa emergere, saltar fuori, elevarsi, distinguersi. Ovvero: un evento, e non stiamo solo giocando con le parole, non dev’essere una cosa comune, un momento come tanti altri, solo chiamato in modo diverso.

Un evento, per essere tale, deve avere dei CARATTERI DISTINTIVI SPECIFICI.

E qui torniamo alla domanda iniziale. Qual è stato l’ultimo evento di successo che hai visto o al quale hai partecipato? E andando maggiormente in profondità, chiediti: quali sono i caratteri distintivi per cui te lo ricordi? Per i colori, la colonna sonora, gli amici con i quali sei andato o le persone con le quali hai stretto nuovi rapporti in quell’occasione? O forse è stato il senso di condivisione, la voglia di partecipare, il piacere di essere lì? Ma non basta. Quale motivo ti ha spinto a uscire di casa, prendere l’auto o la metropolitana o magari anche un treno, un aereo, prenotare un hotel, pur di non mancare? In questo caso la motivazione era fortissima. Hai dovuto spendere dei soldi, forse prenotare una camera per una o più notti, prepararti una valigia, scegliere dove e cosa mangiare fuori dal tuo solito entourage famigliare. Perché l’hai fatto? Qual era la molla che ti ha spinto a tutto ciò? E soprattutto, una volta arrivato al tuo evento, dopo averlo vissuto e averlo memorizzato, oggi che lo ricordi come un successo, quali sono le prime cose che ti vengono in mente?

Ecco. Quelli sono i caratteri che - PER TE! - sono stati distintivi. E lo sono stati per ognuno dei partecipanti; in modo differente percentualmente, in modo uguale a livello totale. Chi aveva organizzato, è riuscito nel suo obiettivo di far muovere e riunire delle persone per presentare loro un prodotto, far ascoltare un nuovo disco, far provare una nuova macchina, vedere un balletto, una partita di calcio, fare la spesa in compagnia di attori famosi che davano consigli, creare l’occasione per un aperitivo di massa o ancora una di quelle foto storiche da guinness dei primati, un flash mob in cui tutte le persone vengono invitate in una piazza a fare lo stesso movimento tutte insieme ed essere immortalate da un fotografo famoso o riprese da un drone per poi diventare virali su YouTube.

Qualunque sia quindi l’evento di successo cui stai pensando …ecco, in realtà stai rifacendo il ragionamento che l’organizzatore di quell’evento ha fatto, cercando di intuire cosa sarebbe piaciuto ai partecipanti, quali sarebbero state le ragioni che avrebbero spinto migliaia di persone a compiere insieme lo steso gesto, ascoltare lo stesso cantante, bere lo stesso drink.

E bada bene, che quando parliamo di caratteri distintivi specifici quindi, non vogliamo dire che debbano piacere all’organizzatore o debbano essere ciò che ha sempre sognato. Non importa il suo gusto personale. Impara un’espressione chiave: NON FARE PARADIGMA DI TE STESSO , ovvero non sempre ciò che ti piace piacerà a tutti solo perché è il meglio per te, ma PRENDI I PARADIGMI UNIVERSALI E ADATTALI AL TUO INTERLOCUTORE . I grandi eventi della storia in questo senso, sono stati, sono e saranno sempre fondamentali; come esempi, come traccia. E pertanto vanno studiati e conosciuti.

E allora lasciamo gli antichi greci che pure ci hanno insegnato che anche un gesto atletico come quello di correre per 200 metri (ops, scusa, per 600 orme di Ercole) può diventare un grande evento se comunicato nel modo corretto, se attira l’attenzione, se incontra le aspettative, se è in grado di stupire perché nessuno ci aveva ancora pensato, se cioè chi organizza è capace di far percepire quell’evento come un’esperienza UNICA IN SE’ difficilmente o decisamente non ripetibile o non fruibile diversamente dalle modalità in cui viene proposta attraverso quell’evento.

Vediamo dunque quali sono stati gli eventi dai quali prendere alcuni di quei CARATTERI DISTINTIVI SPECIFICI che ancora oggi vivono nell’immaginario collettivo e che ancora oggi sono la base del successo di molti eventi. Una volta riconosciuti questi elementi, questi caratteri distintivi specifici diventeranno i tuoi migliori consiglieri e attraverso pochi